SellTime

Polityka prywatności systemu SellTime

Definicje

Dane osobowe – oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, nr IP urządzenia, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies oraz innej podobnej technologii, lub też jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Polityka – oznacza niniejszą Politykę Prywatności.

Przetwarzanie danych – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Regulamin – oznacza Regulamin Systemu SellTime dostępny pod adresem: https://selltime.ai/pl/regulamin/

RODO – oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

System – kompleksowe rozwiązanie informatyczne o nazwie SellTime służące do zarządzania czasem pracy w podmiotach zatrudniających personel, którego ramy funkcjonowania określa Regulamin.

Użytkownik – podmiot korzystający z Systemu.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Administrator danych – administratorem danych osobowych osób fizycznych korzystających z Systemu, czyli podmiotem, który decyduje o celach i sposobach wykorzystania tych danych, jest SELL TIME Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, ul. Świętojańska 15, 15-277 Białystok, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Białymstoku pod numerem KRS 0001203466, NIP: 5423507281, REGON: 543177554.

Zakres podmiotowy niniejszej Polityki – postanowienia Polityki dotyczą wszystkich osób fizycznych korzystających z Systemu, których dane są lub mogą być przetwarzane przez Administratora, do celów określonych w Polityce.

II. ZAKRES ZBIERANYCH DANYCH

Zakres zbieranych danych pozostaje związany z celami, do których Administrator wykorzystuje dane osobowe (więcej informacji o celach przetwarzania danych znajduje się w Sekcji III. Cele, do których dane są wykorzystywane).

Administrator gromadzi dane w zakresie niezbędnym do korzystania z Systemu. Dane te obejmują: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, dane dostępowe, adres dostawy oraz dane konieczne do wystawienia faktury VAT, np. nr NIP.

Jeżeli dana osoba komunikuje się z Administratorem, Użytkownikiem lub osobą działającą w imieniu Użytkownika za pośrednictwem WhatsApp, Administrator może przetwarzać również dane związane z taką komunikacją, w szczególności numer telefonu, nazwę profilu lub inne dane widoczne w WhatsApp, treść wiadomości, załączniki przesłane przez osobę, informacje o zgodach na kontakt, kategorię wiadomości, statusy doręczenia i odczytu, identyfikatory rozmów oraz techniczne informacje o zdarzeniach przekazywanych przez WhatsApp Business Platform.

Jeżeli osoby korzystające z Systemu udostępniają jakiekolwiek Dane osobowe innych osób, mogą to robić jedynie wtedy, gdy takie działanie nie będzie naruszało praw tych osób ani obowiązujących przepisów prawa.

III. CELE, DO KTÓRYCH DANE SĄ WYKORZYSTYWANE

Wskazane w Sekcji II. ZAKRES ZBIERANYCH DANYCH dane mogą być wykorzystywane przez Administratora do opisanych poniżej celów:

Realizacja oferowanych usług. W ramach prawidłowej realizacji oferowanych usług Administrator może dokonywać przetwarzania danych w następujących celach:

Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami. Administrator może przetwarzać dane, gdy jest to niezbędne z uwagi na konieczność ustalenia i dochodzenia przez Administratora roszczeń lub w przypadku konieczności obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Administratorowi.

Cele marketingowe. Administrator może przetwarzać gromadzone dane na potrzeby promowania oferowanych przez niego towarów lub usług. Marketing, o którym mowa, może obejmować różne formy aktywności, takie jak przesyłanie Użytkownikom wiadomości dotyczących aktualnych promocji lub ofert (newsletter) oraz przedstawianie informacji o promocjach i nowych usługach.

Komunikacja przez WhatsApp Business. Administrator może wykorzystywać WhatsApp Business Platform do obsługi zapytań, prowadzenia rozmów związanych z usługami, przekazywania informacji operacyjnych, realizacji uzgodnionych działań, wysyłania powiadomień, a także - jeżeli dana osoba wyraziła odpowiednią zgodę - do wysyłania wiadomości marketingowych lub innych wiadomości inicjowanych przez Administratora albo Użytkownika. Administrator może kontaktować się przez WhatsApp wyłącznie z osobami, które udostępniły numer telefonu oraz wyraziły zgodę na otrzymywanie wiadomości przez WhatsApp w odpowiedniej kategorii komunikacji.

Wiadomości inicjowane przez Administratora lub Użytkownika poza oknem obsługi klienta udostępnionym przez WhatsApp mogą być wysyłane wyłącznie przy użyciu zatwierdzonych szablonów wiadomości. Osoba otrzymująca wiadomości może w każdym czasie zrezygnować z dalszej komunikacji przez WhatsApp albo z określonej kategorii wiadomości, w szczególności przez odpowiedź w rozmowie, kontakt pod adresem freemoretime@selltime.ai lub skorzystanie z innego sposobu wskazanego w danej wiadomości. Żądania zaprzestania kontaktu, blokady lub rezygnacji są respektowane bez zbędnej zwłoki.

W przypadku automatycznej obsługi rozmów przez WhatsApp osoba kontaktująca się może zażądać przekazania sprawy do obsługi przez człowieka. Taki kontakt jest możliwy w szczególności przez wiadomość w rozmowie, adres e-mail freemoretime@selltime.ai, formularz kontaktowy w Systemie lub inny kanał wsparcia wskazany w rozmowie.

Administrator nie wykorzystuje danych uzyskanych z WhatsApp o osobie, z którą prowadzona jest rozmowa, do celów innych niż niezbędne do obsługi komunikacji z tą osobą, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna i wymagane zgody. Administrator nie udostępnia treści rozmowy z jedną osobą innym klientom ani innym nieuprawnionym osobom.

Realizacja obowiązków prawnych. Administrator może przetwarzać dane osobowe do celów realizacji obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa, np. dotyczących rozpatrywania skarg lub reklamacji powstałych w związku ze świadczonymi usługami. Realizacja obowiązków prawnych oznacza również, że dane w określonym zakresie mogą być niekiedy przekazane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie tych przepisów, np. organom państwowym takim jak Policja lub organy kontroli. Takie udostępnienie, oprócz przepisu prawa, opiera się także na oficjalnym wniosku podmiotu uprawnionego do otrzymania danych.

Cele analityczne i statystyczne. Administrator może wykorzystywać dane do celów analitycznych oraz statystycznych związanych z funkcjonowaniem Systemu.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz profilowanie

W ramach realizacji umowy z Użytkownikami oraz w celach doskonalenia Systemu, Administrator może wykorzystywać narzędzia umożliwiające automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie Użytkowników. Oznacza to, że dzięki automatycznemu przetwarzaniu ich danych Administrator może w pewnych przypadkach dokonywać oceny wybranych czynników dotyczących Użytkowników w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognozy na przyszłość.

Osoby, których dane są przetwarzane w powyższy sposób mogą w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania ich danych we wskazanych celach. Szczegółowe informacje dotyczące realizacji przedmiotowego uprawnienia są dostępne w Sekcji VII. KONTROLA NAD DANYMI ORAZ UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄCE UŻYTKOWNIKOM.

Pliki cookies oraz inne podobne technologie

Pliki cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane w pamięci urządzenia Użytkownika (np. na dysku twardym komputera, laptopa czy na karcie pamięci telefonu). Pliki cookies mogą zostać usunięte z pamięci urządzenia poprzez odpowiednią konfigurację ustawień przeglądarki internetowej.

Pliki cookies są wykorzystywane w Systemie jedynie za zgodą Użytkownika. Zgoda jest wyrażana przez kliknięcie pola „X” w polu informacyjnym podczas korzystania z Systemu lub poprzez odpowiednie ustawienia oprogramowania przez Użytkownika, w szczególności przeglądarki internetowej. Ograniczenia w stosowaniu plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności Systemu.

Użytkownik może w każdym czasie cofnąć lub zmienić zakres wcześniej wyrażonej zgody na wykorzystywanie plików cookies. Informacje dotyczące zmiany ustawień dotyczących plików cookies oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są w dziale pomocy przeglądarki internetowej.

System wykorzystuje pliki cookies „sesyjne”, które są związane z sesją i są przechowywane na urządzeniu Użytkownika do momentu wyjścia ze strony internetowej.

Pliki cookies zbierają dane dotyczące korzystania z Systemu przez Użytkownika, a ich głównym celem jest ułatwienie Użytkownikowi korzystania z Systemu oraz dostosowywanie Systemu do potrzeb i oczekiwań Użytkownika. Pliki cookies są wykorzystywane do celów funkcjonalnych, analitycznych i marketingowych.

Dane gromadzone przez ,,analityczne” i ,,marketingowe” pliki cookies nie są powiązane z innymi informacjami, które Użytkownik podaje podczas korzystania z Systemu. Umożliwiają one dostarczenie treści dostosowanych do preferencji Użytkownika.

IV. PODSTAWY PRAWNE WYKORZYSTYWANIA DANYCH

Administrator gromadzi i wykorzystuje dane jedynie, gdy posiada do tego odpowiednią podstawę prawną. Podstawy prawne przetwarzania danych mogą się różnić w zależności od celu, dla którego dane są przetwarzane i obejmują:

Niezbędność przetwarzania danych osobowych do wykonania umowy, której stroną pozostaje osoba, której te dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), np. założenia i utrzymania konta Użytkownika w Systemie, świadczenie usług czy rozpatrywanie składanych przez Użytkownika reklamacji oraz zwrotu świadczeń. Przetwarzanie określonych danych jest konieczne do zawarcia oraz prawidłowego wykonania umowy i w tym zakresie jest ono obowiązkowe.

Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Na tej podstawie Administrator może przetwarzać np. dane Użytkowników dla potrzeb rozpatrywania zgłoszonych przez nich reklamacji/skarg odnoszących się do świadczonych usług. Szczegółowe informacje w tym zakresie zawiera ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344) oraz postanowienia Regulaminu. W tym zakresie podanie wymaganych danych jest obowiązkowe.

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Interesy, o których mowa mogą obejmować w szczególności prowadzenie analiz i statystyk w zakresie korzystania przez Użytkowników z Systemu, marketing bezpośredni dotyczący usług oferowanych przez Administratora, a także możliwość dochodzenia roszczeń lub obronę przed ewentualnymi roszczeniami ze strony Użytkowników.

Zgoda osoby na przetwarzanie jej danych w jednym lub kilku określonych celach (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Administrator może gromadzić dane osobowe przekazane dobrowolnie przez Użytkowników, np. w ramach wypełnienia przez nich ankiet dotyczących jakości świadczonych usług czy podania fakultatywnych danych. Użytkownicy, którzy udzielili zgody na gromadzenie lub wykorzystywanie ich danych osobowych, mogą ją wycofać w dowolnym momencie. Szczegółowe informacje dotyczące wycofania zgody znajdują się w Sekcji VII. KONTROLA NAD DANYMI ORAZ UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄCE UŻYTKOWNIKOM. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.

V. UDOSTĘPNIANIE DANYCH

Korzystanie z Systemu może wiązać się z udostępnieniem określonych danych Użytkowników innym podmiotom, np. podmiotom dostarczającym zamówione przez nich towary (np. kurierom), operatorom płatności, dostawcom usług m.in. zapewniającym Administratorowi obsługę informatyczną, księgową lub prawną. Ponadto Administrator może udostępniać dane również innym usługodawcom, m.in. dostawcom usług marketingowych, dostawcom hostingu, dostawcom narzędzi analitycznych, dostawcom narzędzi CRM i obsługi klienta, dostawcom automatyzacji komunikacji oraz podmiotom obsługującym komunikację przez WhatsApp Business Platform, w tym Meta Platforms, Inc., WhatsApp LLC, Meta Platforms Ireland Limited oraz, jeżeli ma zastosowanie, dostawcom rozwiązań biznesowych WhatsApp. Administrator nie udostępnia żadnych danych osobowych Użytkowników podmiotom trzecim, chyba że jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowej działalności związanej z funkcjonowaniem Systemu, stanowi jego obowiązek lub istnieje inna podstawa prawna do udostępnienia określonych danych. Udostępnianie danych może dotyczyć w szczególności:

Dane mogą być przekazywane do państw trzecich (państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego). W takim przypadku Administrator stosuje wymagane prawem zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne mechanizmy przewidziane przez obowiązujące przepisy.

VI. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Przetwarzane dane są przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla potrzeb których zostały one zebrane, w szczególności:

Okres przetwarzania danych może ulec przedłużeniu w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Po upływie okresu przetwarzania, Administrator trwale usunie pozyskane dane.

VII. KONTROLA NAD DANYMI ORAZ UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄCE UŻYTKOWNIKOM

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące uprawnienia:

Prawo dostępu do danych. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe. Jeżeli przetwarzanie ma miejsce, osoba ta jest uprawniona do uzyskania dostępu do tych danych (kopii danych) oraz następujących informacji: celów przetwarzania, kategorii przetwarzanych danych, informacji o odbiorcach danych, planowanym okresie przechowywania danych, informacji o przysługujących takiej osobie uprawnieniach związanych z przetwarzaniem jej danych, możliwości wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru zajmującego się ochroną danych.

Prawo do sprostowania danych. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

Prawo do usunięcia danych. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a Administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wymienionych w art. 17 RODO, w szczególności, gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały one zebrane lub gdy ich przetwarzanie odbywało się na podstawie zgody, która następnie została cofnięta.

Prawo do ograniczenia przetwarzania. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania jej danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO, np. gdy osoba wniosła sprzeciw, o którym mowa w ust. 6 poniżej. W razie skutecznego zgłoszenia żądania ograniczenia przetwarzania Administrator zaprzestanie wykonywania operacji na danych osobowych, które dotyczą osoby występującej z takim żądaniem.

Prawo do przenoszenia danych. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła Administratorowi, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, któremu dostarczono te dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wymienionych w art. 20 RODO, w szczególności gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody tej osoby.

Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje uprawnienie do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych. Sprzeciw może dotyczyć przetwarzania danych opartego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), w tym profilowania oraz marketingu bezpośredniego. Po wniesieniu sprzeciwu Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje uprawnienie do złożenia skargi do właściwego organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo do wycofania zgody. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody osoby, której te dane dotyczą, ma ona prawo w dowolnym momencie wycofać tę zgodę. Ewentualne wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na czynności przetwarzania, których dokonano do czasu cofnięcia zgody.

Żądania usunięcia danych dla Meta i WhatsApp. Osoba, której dane dotyczą, może zażądać usunięcia danych przetwarzanych przez Administratora w związku z korzystaniem z Meta lub WhatsApp Business Platform. Żądanie można złożyć pocztą elektroniczną na adres freemoretime@selltime.ai, wpisując w temacie wiadomości “Data deletion request” albo “Żądanie usunięcia danych”, lub listownie na adres Administratora. W żądaniu należy wskazać dane pozwalające zidentyfikować konto lub rozmowę, której dotyczy żądanie, w szczególności numer telefonu używany w WhatsApp lub adres e-mail używany w Systemie. Administrator usuwa lub anonimizuje dane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo, niezbędne do wykonania umowy, rozpatrzenia reklamacji, zapewnienia bezpieczeństwa, wykazania uzyskania zgody albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Wskazane uprawnienia związane z przetwarzaniem danych przez Administratora można realizować:

Administrator udziela odpowiedzi na zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony, o czym Administrator poinformuje osobę występującą z żądaniem wraz z podaniem przyczyn takiego działania.

Administrator dba również o możliwość zapewnienia osobom, których dane dotyczą dostępu oraz kontroli nad przetwarzanymi danymi. W tym celu Administrator umożliwia takim osobom w szczególności:

VIII. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z przetwarzaniem danych osobowych, mogą Państwo skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod adresem: Polska, 15-277 Białystok, ul. Świętojańska 15 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: freemoretime@selltime.ai

IX. AKTUALIZACJE POLITYKI

Przedmiotowa Polityka pozostaje na bieżąco weryfikowana i jest w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki obowiązuje począwszy od dnia 01.05.2026 roku.